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タスク管理に手帳×GTDが便利

2018-08-24

システム手帳とGTDで効率よくタスクをこなす

毎日のタスク管理、どうしていますか?

やるべきこと、やりたいこと、急に頼まれたこと・・・優先順位がつけられずに混乱してしまっていませんか?

  • たくさんのリストをどうしたらいいのか迷う
  • 優先順位を付けるのが苦手
  • いつもやらなきゃいけないことに追われている
  • 自分の時間が欲しい!
ゆこ

コレまさに!手帳を使う前のわたしです

そんなあなたの暮らしがラクになる(かもしれない)GTDを普段使いする方法を紹介します。

GTDについて

現在のわたしは、タスク管理術の一つである「GTD」をシステム手帳で行なっています。

システム手帳でGTD!GTDの流れ

GTD(Getting Things Done)とは、物事を効率よく処理して生産性を上げるためのワークフローシステムです。
 
仕組みや考えを見ていくと難しく感じますが、やっていることはシンプル。

  1. 「しなければならないこと」をする時間を減らし
  2. 「やりたいこと」をする時間を増やす

この2つだけです。

公式サイト: 日本唯一のGTD公式サイト。GTD Japan
本当にシンプルなタスク管理術なのですが、やることが多く感じるかもしれません。
わたし的にはGTDは手段なので、他の方法も組み合わせながらゆるめにやっています。

5つのステップ

GTDは大きく5つのステップになっています。
いきなり全部やろうとすると挫折しやすいので、まずは頭の中にあることをリストアップしていくことからはじめてみましょう!

収集する

まずは思いついたことをひたすらリストアップしていきます。
頭の中にある気になっていることを全部書き出すことが大切です。

後でどこに書いたかすぐ分かるように、システム手帳の「INBOX」というタブのところに書いています。

ただ、これ初回はものすごい量のタスクが出てきます。

大きめの紙を用意してザクザク書いていくか、ちっちゃいメモ紙に書き出すかふせんに書くか・・・なんでもいいのですが、時間はかかると思った方がいいです。

バイブルサイズのタスクリストあります
無料なので、よかったらどうぞ。

とりあえず、最初はINBOXにリストアップする習慣をつけましょう( ´∀`)

処理する

リストアップしたタスクの内容を見ていきます。

  1. 今やる必要がある?
  2. 次の行動は見てわかる?
  3. どれを優先する?
  4. 自分でやるべき?

GTDやブレインダンプで見つけたタスクを処理する(準備中)

整理する

ステップ2で出て来たタスクを整理します。
一般的なリストの例です。

  • たぶんやるリスト
  • 資料
  • カレンダー(スケジュール)
  • 次にやることリスト
  • 連絡待ちリスト
  • プロジェクトリスト

このリストは、ライフスタイルによって変わるので、使いやすいものを決めるといいです。

確認する(レビュー)

作ったリストは、定期的に見直しをします。
リストの中身は日々変わっていくものなのでチェックする時間を取るようにしましょう。

要らなくなったものを消したり、必要な項目を追加したり、リストはできる限り新鮮な状態にします。

実行する

最後に、タスクを実行していきます。

本来GTDでは「コンテキスト」という分類でタスクをタグ付けして処理します。
コンテキストは「人、物、場所」という感じの分類のことです。

GTDでは優先順位は常に変化します
わたしはコンテキストと優先順位を組み合わせてタスクを実行しています。
優先順位自体は七つの習慣の方法を使っています。

全てのリストから「その日にやること」を手帳朝食会でリストアップしています。

参考書籍とノート

ノートで実践したり、アプリを使っている人も多いようですがシステム手帳だと「並び替えがカンタン」というメリットがあります。

以前はトラベラーズノートでやっていましたが、ノートだと残りのページ数が気になったり。

モレスキンのポケットサイズのノートはポケットに入れて仕事中に持ち歩きやすいサイズで使いやすかったです。

まとめ

GTDはどちらかというと「お仕事向けのタスク管理術」です。

主婦向け、フリーランス向けではありません。

全てを一度にやらなくても、ステップ1だけでもやってみると「頭の中がスッキリする感じ」がわかります。
わたしは家事や育児、ブログなどを効率よく回すためにゆるく使っていますが、いろいろとアレンジをしています。

日々のタスクをデジタル管理したいなら、OmniFocus2というアプリがあるそうです(o´艸`) OmniFocus2を完全に活用するための効率的な思考術GTD|マサオカブログ

マサオカブログの記事はわかりやすいですね。
デジタル派の方はお試しください。

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